Nu är Saltå Kvarns affärsbeslut »i takt med tiden«

Bakgrund:
VIKTIGT MED TILLIT
Livsmedelsföretaget Saltå Kvarn är ett idédrivet bolag med stor respekt för varan, hantverket och ekologisk odling. Eftersom trovärdighet är en av företagets viktigaste tillgångar, är det extra viktigt att besluten alltid är välgrundade och att de kan stå för det de gör – i alla led. Saltå Kvarn ligger i Järna och deras produkter säljs i de flesta mataffärer i hela landet och i hälsokosthandeln. För storkök och restauranger finns ett särskilt storkökssortiment av större förpackningar som säljs via grossister.

Utmaning:
SAMMANSTÄLLA DATA FRÅN OLIKA SYSTEM
Inom Saltå Kvarn har man länge haft tillgång till mycket rådata, men har arbetat i isolerade öar där varje avdelning har suttit med sin egen information. Överblicken har saknats när någon tittat på ekonomin och någon annan på försäljningen osv. Utmaningen för Saltå Kvarn låg främst i att kunna ta ut masterdata och göra analyser utan att behöva exportera informationen till Excel. Den tidigare metoden var både svårjobbad och tidskrävande, och dessutom låst till färdiga analysvyer. Det fanns ett stort behov av ett analysverktyg som kunde hämta data från olika system – såsom Visma/Global, lagerhantering, försäljning, personal mm – och göra den begriplig.

Lösning:
ETT VERKTYG SOM VISUALISERAR DATA FRÅN HELA VERKSAMHETEN
Från början var tanken att sjösätta ett verktyg för att analysera försäljningen, men det egentliga behovet var en lösning som fokuserade på helheten snarare än den enskilda funktionen. Med Qlik Sense kunde Saltå Kvarn använda den data som redan fanns, och skapa ett verktyg som gjorde den tillgänglig i hela bolaget.

Tillsammans med Climber började man med att bestämma en struktur för hur exempelvis artikel- och kunddata skulle hanteras. Tack vare ”self-service-delen” där Saltå Kvarn själva testade lösningen direkt i verktyget, blev de snabbt delaktiga i utvecklingsarbetet. Sedan kunde man börja koppla ihop data, se samband och göra visualiseringar som skapade förståelse över funktionerna. En gemensam nomenklatur och grafik gjorde det enklare att få nya insikter kring hur produktutbud, inköp, produktion och prissättning kunde optimeras för att öka lönsamheten.

Fördelen med verktyget i Qlik Sense var också att analysen kunde byggas ut stegvis. Därmed kunde man börja med att göra försäljningsstatistiken mer tillgänglig, för att sedan koppla ihop den med data från inköps- produktions- lagerhanterings- och prognossystemen. Steg för steg kunde Saltå Kvarn sedan förfina sin analys och få en bild över hur lönsamheten i försäljningen skiljde sig mellan olika varor och kunder. Även för produktionen i företagets kvarn och bageri var Qlik Sense till stor hjälp, för att optimera allt från inköp och lagerflöde till själva arbetet.

Resultat:
STOR TIDSBESPARING OCH LÄTTÅTKOMLIG DATA
Medarbetarna upplever idag en stor skillnad i kvaliteten på underlagen till sina affärsbeslut. Stor tidsbesparing har kunnat göras, eftersom data numera är lättåtkomlig, transparent och pålitlig och gör att alla fattar beslut från samma källa av data. Genom Qlik upptäcktes också att de tidigare haft olika sätt att räkna ut nyckeltal i företaget, vilket nu kunde rättas till.

– Tidigare var vi låsta till kringliggande systems färdiga rapporter och vyer i vårt föråldrade affärssystem, berättar Sebastian Rydenfalk, som jobbar med verksamhetsutveckling och IT-stöd på Saltå Kvarn. Kvalitén på underlagen till affärsbesluten berodde då på hur duktig personen var i Excel eller hur stort tålamod man hade för att klippa och klistra ihop informationen. Idag har vi istället visualiseringar i Qlik Sense vilket ger oss en gemensam, pålitlig källa, säger Sebastian.