3 STEG FÖR ATT LYCKAS
MED SELF-SERVICE

Self-service är ett modeord som systemleverantörer hävdar att de kan möjliggöra, men vad innebär det egentligen i praktiken? Gartner beskriver self-service så här: ”end users designing and deploying their own reports and analyses within an approved and supported architecture and tools portfolio.” Det är en definition med ganska stor spännvidd, men vad betyder det rent konkret?

Ett sätt att förstå self-service är att vi idag är vana vid att göra egna analyser i vårt privatliv. Oavsett om det gäller att hitta det bästa elpriset eller kolla vilken tv som mest prisvärd tar vi fram, jämför och analyserar information innan vi fattar ett köpbeslut. Genom self-service kan vi dra nytta av den nyfikenheten även i yrkeslivet och, genom BI, möjliggöra skräddarsydda analyser.

Här kommer tre tips att tänka på för att komma igång.

1. DEFINIERA

Det första man bör fråga sig är vad slutanvändarna själva betraktar som self-service. Vad vill de kunna göra? Beroende på hur stort ert företag eller organisation är kan det finnas ett brett spektrum av behov. Vissa vill bara kunna byta ut en dimension i en graf, medan andra vill lägga till användargränssnitt med helt nya grafer och tabeller, eller till och med lägga till egen data. När vi förstår vad användarna vill göra kan vi definiera bolagets innebörd av self-service.

2. ROLLFÖRDELA

Se till att IT-organisationen sätter upp en tydlig struktur med olika roller som möter användarnas varierade behov och er definition av self-service. Varje roll kan ha olika rättigheter till viss information vilket gör att ni behåller kontrollen utan att strypa kreativiteten. Rollfördelningen hjälper er också att undvika oreda i BI-miljön och dess prestanda.

Qlik underlättar self-service på de olika nivåerna genom att föreslå en best practice med sju stycken roller nedan:

Många användare tycker det är tillräckligt att kunna gå in i en applikation, göra specifika urval för att få ut sina egna siffror och på sin höjd byta dimension i en graf. Då ger man dem rollen Consumer, längst till höger i bilden ovan. Användare som vill kunna vända och vrida på sin data får rollen Analyst.

Mer avancerade användare som vill dela med sig av egna grafer ges rollen Contributor, alternativt Developer & Designer om de ska kunna skapa helt egna applikationer. Team Admin används för dem som ska schemalägga och sätta behörigheter till applikationerna. Med Qlik Sense är det dessutom enkelt att tilldela en väldigt avancerade avdelning en egen maskin så att deras laborerade inte påverkar resten av verksamheten. Då behåller IT kontrollen över den övergripande BI-miljön och licenserna, men kan fortfarande tillgängliggöra företags- eller organisationsövergripande data till de avancerade användarna. T ex kan en person vara Developer när det gäller den egna avdelningens data, men Consumer när det gäller företagets KPI-applikationer.

3. DOKUMENTERA

Self-service för den stora massan kräver att utvecklarna förbereder och förklarar den data de tillgängliggör. Generellt är det därför en bra idé att dokumentera era BI-applikationer för att användarna ska kunna skapa sina egna visualiseringar och analyser. Har man t ex en dimension som heter ”Datum”, vad menar man då? Orderdatum, skeppningsdatum eller betalningsdatum? Användaren måste förstå var byggstenarna kommer ifrån, vad som avses och hur de räknas ut, för att kunna inkludera dem på rätt sätt i sina analyser.

Kort sagt; att möjliggöra self-service inom BI är en bra idé, men det är viktigt med en tydlig struktur som underlättar för användarna och undviker kaos i systemen.

/Magnus

Magnus Petersson-Ahrholt är BI Manager på vårt kontor i Malmö. Han är utbildad samhällsvetare vid Northern Arizona University och har tidigare arbetat som Senior Solution Manager på Sony. Där fungerade han som den klassiska länken mellan verksamhet och it. I våra bloggar delar Magnus sina lärdomar från just detta, reder ut begrepp kopplade till BI och data, samt reflekterar kring verktyg, KPIer och vad man kan mäta.

Mer data till användarna? Kontakta oss för att komma igång med self-service!