Verktyget som ska ge stora besparingar för Ekerö kommun
I en kommun som ständigt växer ställs större och större krav på kvalitetsuppföljning och digitalisering. Det har socialtjänsten inom Ekerö kommun tagit fasta på. Med hjälp av Climber och BizView har de skapat ett webbaserat, rättssäkert och behörighetsstyrt system som passar både deras och invånarnas behov.
När Climber och BizView började resan tillsammans med socialtjänsten i Ekerö kommun saknades en integration mellan ekonomi och verksamhetssystemen i organisationen. Det var både svårt att få överblick över klienter och att följa upp kostnader. I det nya verktyget kunde man istället kombinera verksamhetsdata och ekonomiska data och därmed koppla kostnader till insatser för att själva skapa prognoser och rapporter för intern och extern statistik. Det underlättade kvalitetssäkringen av socialtjänstens processer och uppföljning av rådande lagstiftning.
Bättre uppföljning ger kostnadsbesparing på 20 %
Till Ekerö flyttar många tack vare lugnet och närheten till Stockholms City. Socialtjänstens ansvar är att ge stöd åt alla de 26 000 boende i kommunen: barn, ungdomar, vuxna, äldre, nyanlända och personer med funktionsnedsättning. De erbjuder bland annat hjälp vid ekonomiska svårigheter, familjeproblem och drogmissbruk.
Med lösningen i QlikView blev det bland annat möjligt att kombinera data för varje klient i realtid, även utanför Excel, vilket gjorde verksamhets- och kvalitetsuppföljning på alla prioriterade områden enklare. Kostnader kunde till exempel kopplas till aktuell insats och nedlagd tid.
– Nu har vi fått en helt annan överblick och räknar med effektiviseringar och besparingar på ca 10-20 % av våra kostnader för köpta tjänster, berättar Marcelo Banegas, verksamhetscontroller på Ekerö kommun. Tidigare var var det svårt att få fram ett komplett underlag för granskning och attestering av fakturor, och uppföljningen av kostnaderna försvårades av många manuella processer.
– I den här lösningen har vi fått ett processtöd som gör det enklare att följa upp våra kostnader. Det medför i förlängningen att vi kan lägga resurser på rätt saker och att våra socialsekreterare kan ägna mer tid åt klienterna, fortsätter Marcelo.
Enklare verksamhetsuppföljning och ekonomistyrning
Man började med att kartlägga socialtjänstens processer och därifrån skapa de rapporter i QlikView som efterfrågades. Sedan utvecklades en arbetsledarvy för enhetschefer där de enkelt kunde följa upp åtgärdsplaner, projekt och statistik.
– Vi har byggt upp ett underlag som gör att vi kan serva den interna organisationen, Statistiska Centralbyrån, allmänheten, media och politiker med information, berättar Marcelo. Nu kan vi själva ta ut relevant data för att kunna svara på frågor, om t ex hur mycket försörjningsstöd som betalas ut, istället för att behöva vända oss till våra leverantörer.
Inte bara IT-säkert, utan även rättssäkert
Eftersom Ekerö kommun jobbar med integritetsskyddade data med hög sekretess är det extra viktigt att systemen är rättssäkra.
– Vår kärnverksamhet är socialt arbete vilket gör att vi är mycket måna om våra klienters integritet, säger Marcelo. Särskilt nu när GDPR (General Data Protection Regulation) träder i kraft i maj. Vi är också beroende av andra system och manuell data – och att QlikView kombinerar dessa är en avgörande faktor för oss. Att det dessutom är behörighetsstyrt, så att vi kan bestämma vem som ska se informationen och när, är en nödvändighet.
– Climber har länge jobbat med QlikView, BizView och inom socialtjänsten, berättar Daniel Häggroth på Climber. Hos Ekerö kommun kunde vi använda de erfarenheterna för att få ihop delarna till ett processtöd som verkligen gör nytta. Det handlar inte bara om uppföljningen, utan även om praktiska verktyg som gör det möjligt att koppla samman verksamhet och ekonomi på ett strukturerat och rättssäkert sätt.
Vill du veta mer om projektet?
Kontakta oss!
Eva Wallin
Licenser och konsulting
eva.wallin@climber.se
+46 70 508 92 27
Daniel Häggroth
BI Manager Hälsa & sjukvård
daniel.haggroth@climber.se
+46 73 537 10 26
News
Qlik Data Integration and Talend
Qlik have acquired Talend, an industry leading Data Management Platform. With Talend, Qlik brings a new approach, offering a full range of best-in-class capabilities, helping customers eliminate technical debt and cost while increasing enterprise confidence that trusted data is available for decision making when it matters most.
>> Read more
Climber Finance Forum: Få tid att fokusera på rätt saker!
Med rätt data och rätt verktyg sitter Finance funktionen på svaren om hur framtiden ser ut och vilka spakar man behöver dra i för att styra verksamheten dit man vill. Inte konstigt att den ledande rollen inom Finance numera omfattar krishantering, digitalisering och att sätta långsiktiga strategier. Men hur ska man hinna med?
>> Jag anmäler mig!
Qlik in 2023 Gartner Magic Quadrant for Analytics and Business Intelligence Platforms
Get your free copy for an overview of the entire BI landscape and see why Qlik is recognized as a Leader in the Quadrant for the 13th year in a row.
>> Download the report